Hợp đồng dịch vụ dài hạn thường phát sinh rủi ro ở giai đoạn vận hành, không phải ở thời điểm ký. Vì vậy bản dự thảo cần được kiểm tra như một kế hoạch thực hiện công việc, không chỉ là văn bản ghi nhận giá trị giao dịch.
Phạm vi công việc phải đo được
Mỗi đầu việc nên gắn với kết quả bàn giao, tiêu chuẩn nghiệm thu và người xác nhận. Cách viết chung chung khiến bên thuê khó chứng minh vi phạm khi chất lượng dịch vụ không đạt kỳ vọng.
Với dịch vụ tư vấn, vận hành, marketing hoặc công nghệ, nên tách hạng mục cố định và hạng mục phát sinh để tránh tranh luận về việc tính thêm phí.
Thanh toán cần đi cùng điều kiện nghiệm thu
Điều khoản thanh toán nên nêu rõ hồ sơ đề nghị thanh toán, thời hạn phản hồi và hậu quả pháp lý nếu một bên im lặng. Đây là căn cứ quan trọng khi cần thu hồi công nợ.
Nếu hợp đồng có nhiều giai đoạn, nên quy định quyền tạm dừng dịch vụ khi quá hạn thanh toán thay vì chỉ ghi lãi chậm trả.
Chấm dứt hợp đồng không nên là điều khoản cuối cùng mới đọc
Cần phân biệt chấm dứt do vi phạm, chấm dứt theo thỏa thuận và chấm dứt vì thay đổi nhu cầu kinh doanh. Mỗi trường hợp có cách thanh toán, hoàn trả tài liệu và bảo mật khác nhau.
Một bản hợp đồng tốt giúp hai bên biết cách rút lui có trật tự nếu quan hệ hợp tác không còn phù hợp.
Trước khi ký, doanh nghiệp nên có một bản ghi chú rủi ro kèm đề xuất chỉnh sửa. Tài liệu này giúp người có thẩm quyền quyết định nhanh hơn và lưu lại căn cứ cho các lần đàm phán sau.
