Cộng tác viên có thể tiếp cận dữ liệu khách hàng, bảng giá, kế hoạch nội dung hoặc thông tin nội bộ. Nếu hợp đồng chỉ ghi nghĩa vụ bảo mật chung chung, doanh nghiệp sẽ khó xử lý khi thông tin bị tiết lộ.
Xác định thông tin mật bằng nhóm cụ thể
Điều khoản nên liệt kê dữ liệu khách hàng, thông tin tài khoản, tài liệu đào tạo, quy trình vận hành, mã nguồn, bảng giá và kế hoạch kinh doanh.
Không cần mô tả quá rộng đến mức mọi thông tin đều là bí mật, vì điều đó làm giảm tính thuyết phục khi tranh chấp.
Quy định cách sử dụng và hoàn trả tài liệu
Cộng tác viên chỉ được dùng thông tin cho phạm vi công việc, không sao chép sang thiết bị cá nhân nếu chưa được phép và phải xóa hoặc bàn giao dữ liệu khi kết thúc hợp tác.
Doanh nghiệp nên có quy trình phân quyền, ghi nhận bàn giao tài khoản và khóa quyền truy cập ngay khi chấm dứt hợp đồng.
Chế tài cần khả thi
Phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, yêu cầu chấm dứt hành vi và nghĩa vụ hỗ trợ khắc phục hậu quả cần được viết rõ. Mức phạt phải phù hợp loại hợp đồng và quy định áp dụng.
Nếu thông tin liên quan bí mật kinh doanh, cần cân nhắc thêm điều khoản không lôi kéo khách hàng hoặc nhân sự trong thời hạn hợp lý.
Bảo mật không chỉ nằm ở điều khoản hợp đồng. Doanh nghiệp cần kết hợp hợp đồng, quy trình truy cập và bằng chứng bàn giao để bảo vệ quyền lợi khi có sự cố.
